En tant que gestionnaire de paie, vous devez savoir calculer les absences des salariés. Pour cela, vous devez savoir si l’absence est calculée en jours ouvrables réels, en jours calendaires moyens, ou autre.

Et il existe différentes méthodes de calcul en fonction du type d’absence. On fait le point sur les absences dans cet article.

Les 2 types d’absences

Dans un premier temps, il faut savoir distinguer les 2 grands types d’absences : les absences rémunérées et les absences non rémunérées.

Lorsqu’un salarié est absent de son poste de travail, il n’est pas censé percevoir une rémunération.

Cependant, la loi et/ou les conventions collectives nationales prévoient des cas précis dans lesquels le salarié va percevoir une rémunération en fonction des heures/jours d’absence. Ces cas précis sont les suivants :

• Arrêt maladie
• Congés payés
• Congés familiaux,
•  Accident du travail
• …

Les absences non rémunérées, qui donnent donc lieu à une retenue sur salaire, sont par exemple : les absences injustifiées, les congés sabbatiques, les congés sans solde, les congés de solidarité familiale, …

Les méthodes de calcul

La méthode de calcul de l’absence du salarié va dépendre de la convention collective applicable dans l’entreprise.

• En fonction de la CCN, l’absence est calculée soit :
• En jours calendaires (du lundi au dimanche)
•  En jours ouvrables (du lundi au samedi)
• En jours ouvrés (du lundi au vendredi)
•  En heures

Il vous faut également tenir compte des jours ou heures réel(le)s du mois en cours au moment de l’absence, ainsi que des jours ou heures moyen(ne)s du mois en cours.

Les jours moyens mensuels

Voici les différentes méthodes de calcul en fonction du type de jours moyens mensuels à prendre en compte.

Pour les jours calendaires moyens on va utiliser la méthode du trentième :

Montant de l’absence =Salaire mensuel X Nombre de jours calendaires d’absence / 30

Pour les jours ouvrables moyens, on va utiliser la méthode du vingt-sixième :

Montant de l’absence =Salaire mensuel X Nombre de jours ouvrables d’absence / 26

Cette méthode est utilisée pour le calcul de l’absence congés payés en jours ouvrables.

Pour les jours ouvrés moyens, on va utiliser la méthode du vingt et un soixante-septième :

Montant de l’absence =Salaire mensuel X Nombre de jours ouvrés d’absence / 21,67

Cette méthode est utilisée pour le calcul de l’absence congés payés en jours ouvrés, jours fériés, RTT, …

Les heures moyennes mensuelles

Cette méthode est utilisée pour les absences en heures payées (visite médicale, heures de délégation, par exemple), ou bien pour calculer le taux moyen d’heures supplémentaires.

Montant de l’absence pour un temps plein (35 heures hebdomadaires) = Salaire mensuel X Nombre d’heures d’absence / 151,67

Les jours réels mensuels

Voici les différentes méthodes de calcul en fonction du type de jours réels mensuels à prendre en compte.

Pour les jours calendaires réels on va prendre en compte le nombre de jours calendaires du mois en cours (28, 29, 30 ou 31), ainsi que les jours calendaires réels d’absence sur le mois concerné :

Montant de l’absence =Salaire mensuel / Nombre de jours calendaires réels du mois X Nombre de jours calendaires d’absence

Cette méthode est utilisée pour les arrêts maladie, accidents de travail, congés maternité, …

Pour les jours ouvrables réels, on va prendre en compte les jours ouvrables du mois en cours (24, 25, 26 ou 27) ainsi que les jours ouvrables réels d’absence sur le mois concerné :

Montant de l’absence = Salaire mensuel / Nombre de jours ouvrables réels du mois X Nombre de jours ouvrables d’absence

Cette méthode est utilisée pour le calcul de l’absence congés payés en jours ouvrables.

Pour les jours ouvrés réels, on va prendre en compte les jours ouvrés du mois en cours (20, 21, 22 ou 23) ainsi que les jours ouvrés réels d’absence sur le mois concerné :

Montant de l’absence =Salaire mensuel / Nombre de jours ouvrés réels du mois X Nombre de jours ouvrés d’absence

Cette méthode est utilisée pour le calcul de l’absence congés payés en jours ouvrés, jours fériés, RTT, …

 Les heures réelles mensuelles

Pour calculer l’absence du salarié avec cette méthode, il faut prendre en compte les heures réelles du mois en fonction des jours ouvrés. C’est-à-dire qu’il faut tout d’abord multiplier le nombre de jours ouvrés du mois en cours par 7 heures, soit 140, 147, 154 ou 161 heures.

Ensuite on effectue le calcul en fonction des heures réelles d’absence sur le mois concerné.

Montant de l’absence =Salaire mensuel / Nombre d’heures réelles du mois X Nombre d’heures réelles d’absence.

Notez que la chambre sociale de la Cour de cassation indique que la méthode la plus appropriée est la méthode des heures réelles.