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Quels sont les documents liés au départ du salarié ?

Quels sont les documents liés au départ du salarié ?

les documents remis au salarié dès qu'il quitte l'entreprise

Lors de la fin du contrat, l’employeur doit remettre au salarié différents documents. En effet, ces documents sont remis au salarié peu importe le motif de fin de contrat (fin de CDD, licenciement, rupture conventionnelle, démission, départ en retraite, etc.). Connaissez-vous les documents remis dès la rupture du contrat ?


Le reçu pour solde de tout compte 

Le reçu pour solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. Effectivement, il doit indiquer :

  • les différentes indemnités versées (licenciement, congés payés, préavis, etc.) ;
  • le dernier salaire versé ;
  • les primes ;
  • etc.

Par ailleurs, ce document a un effet libératoire pour l’employeur sous certaines conditions :

  • le reçu pour solde de tout compte doit mentionner qu’il est établi en double exemplaire dont un est remis au salarié ;
  • il doit indiquer clairement que le salarié à 2 mois pour le dénoncer ;
  • le salarié doit inscrire sur le solde de tout compte « bon pour solde de tout compte », le dater et le signer ; 
  • si le salarié n’a pas dénoncé le reçu pour solde de tout compte par lettre recommandée dans un délai de 6 mois (Code du travail, art. L. 1234–20).
avertissement attention signe

Cependant, le salarié n’est pas obligé de signer le reçu pour solde de tout compte. En effet, s’il refuse de le signer, il a 2 ans pour contester son solde de tout compte au prud’homme. (Code du travail, art.L.1471-1) [info. Ooreka carrière]


MODÈLE DE REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE


Le certificat de travail

L’employeur doit délivrer au salarié, dès l’expiration de son contrat, un certificat de travail (Code du travail, art. L. 1234–19).

Il est à remettre au salarié à la fin du préavis même s’il n’est pas exécuté. Ainsi, l’employeur doit le donner au salarié avec le dernier bulletin de paie.

Il doit comporter les mentions suivantes :

  • le nom et l’adresse de l’employeur ;
  • le nom et les prénoms du salarié ;
  • la date d’entrée du salarié ;
  • la date de sortie, c’est-à-dire la date de fin de contrat (préavis inclus même non travaillé) ;
  • la nature de tous les emplois occupés par le salarié (intitulé du poste) et les périodes correspondantes ;
  • le lieu et la date de l’établissement du certificat ;
  • la signature de l’employeur ;
  • la portabilité de la complémentaire santé et/ou des garanties de prévoyances.

Effectivement, le salarié conserve les couvertures applicables au sein de l’entreprise s’il en bénéficiait (sauf en cas de licenciement pour faute lourde).

Bien entendu, le salarié bénéficie de la portabilité de la complémentaire pendant toute sa période de chômage. Cependant, la durée de la portabilité est limitée à 12 mois. Elle est calculée en fonction de la durée du dernier contrat de travail du salarié au sein de l’entreprise, en mois entier.


Par exemple :

Un salarié est présent 2 mois dans l’entreprise → la portabilité de la mutuelle sera de 2 mois.

Il est présent 4 mois et demi dans l’entreprise → la portabilité de la mutuelle sera de 4 mois.

S’il est présent 3 ans dans l’entreprise → la portabilité de la mutuelle sera de 12 mois.


MODÈLE DE CERTIFICAT DE TRAVAIL


L’attestation Pôle emploi

L’attestation Pôle emploi est nécessaire au salarié afin de faire valoir ses droits au chômage.

L’employeur doit transmettre l’attestation à Pôle emploi. On remet également un exemplaire au salarié afin qu’il puisse le présenter lors de son inscription à son agence Pôle emploi.


Quelles informations sont contenues dans cette attestation ?

L’attestation indique :

  • des informations sur l’employeur ;
  • des informations sur l’identité du salarié ;
  • les institutions de retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO, etc.) ;
  • des renseignements sur l’emploi du salarié (qualification, durée d’emploi, préavis, type de contrat, etc.) ;
  • le motif de la rupture du contrat de travail ;
  • le montant des salaires bruts des 12 derniers mois ainsi que le nombre d’heures travaillées ;
  • les primes et la période à laquelle elles ont été versées ;
  • le montant et la nature des indemnités de rupture ;
  • les informations sur la garantie des salaires (en cas de redressement ou de liquidation judiciaire) ;
  • le lieu, la date de l’établissement de l’attestation, le cachet et la signature de l’employeur.


Comment l’employeur doit-il transmettre l’attestation à Pôle emploi ?

Nombre de salariés au sein de l’entreprise

La démarche

Jusqu’à 9 salariés

L’employeur envoi l’attestation Pôle emploi à l’agence dont il dépend ou il la transmet en ligne.

À partir de 10 salariés

L’attestation Pôle emploi doit obligatoirement être remplie en ligne.

Pour transmettre l’attestation en ligne, l’employeur doit se connecter sur le site de Net-entreprise.

En effet, Net-entreprise propose trois façons de transmettre l’attestation en ligne :

  1. en saisissant un formulaire directement sur le site internet de Net-entreprise ;
  2. l’employeur peut déposer l’attestation sur Net-entreprise grâce à un fichier EDI (échange de données informatisé) généré par son logiciel de paie ;
  3. il peut également s’inscrire au service de transmission automatisée des attestations. Ainsi, il transmet directement les attestations à partir de son logiciel de paie . On parle alors de fichier EDI « machine to machine ».


D’autres documents sont à transmettre au salarié


Uniquement pour les CDD

L’employeur doit transmettre au CDD un Bordereau Individuel d’Accès à la Formation (BIAF). Ce sont les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA) qui fournissent les modèles types à remplir par l’employeur.

Ce document doit contenir :

  • des indications relatives au salarié (nom, prénom, adresse, N° Sécurité sociale, etc.) ;
  • certaines informations relatives à l’employeur (raison sociale, SIRET, etc.) ;
  • des renseignements concernant le contrat de travail (date de début, date de fin, etc.) ;
  • les informations concernant l’organisme paritaire agréé destinataire du BIAF ;

Néanmoins, le BIAF ne doit pas être remis pour les contrats :

  • à durée déterminée (CDD) qui se poursuivent par des contrats à durée indéterminée (CDI)
  • d’apprentissage et de professionnalisation ;
  • d’accompagnement dans l’emploi et les contrats d’avenir ;
  • conclus avec des jeunes au cours de leur cursus scolaire ou universitaire.
avertissement attention signe

Le BIAF peut être remis au début du contrat à durée déterminée (CDD) ou en fin de contrat selon le secteur.


L’épargne salariale

Si l’entreprise est concernée, alors l’employeur doit transmettre au salarié un document l’informant des sommes épargnées et des modalités pour obtenir la liquidation de celles-ci.

En effet, ce document doit faire le récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées ou transférées à titre de participation, d’intéressement ou de plan d’épargne salariale.


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